Siempre estamos a la búsqueda de nuevas ideas y soluciones que nos ayuden a mejorar nuestra empresa, hacerla más productiva y eficiente. En la mayoría de las ocasiones exploramos conceptos de difícil implementación o que requieren “un poco más de tiempo” … del que tenemos disponible.
Para simplificar la implementación de esas ideas vamos a métodos bien estructurados que nos ayudan a analizar e identificar áreas críticas en nuestros negocios. Si bien es cierto que muchos de ellos son efectivos, no es menos cierto que (en ocasiones) dejan pasar u obvian detalles simples, pero igualmente importantes.
Para presentar esta idea vamos a sugerir que trabajemos con un paradigma diferente. Algo simple, dinámico y que nos sea familiar...desorganizar nuestra empresa!
¿Qué necesitamos para desorganizar nuestra empresa? ¿Qué tenemos que hacer para lograr el caos, la ineficiencia y falta de productividad?
Para todos (quizás) la respuesta es sencilla y; más aún nos “inspira” a sugerir ideas en este sentido. A continuación les vamos a ofrecer cinco “ideas sencillas” que pueden ayudarte a lograr el objetivo de desorganizar su empresa!! El orden en que se utilicen no es importante...lo esencial es llegar al objetivo!
Primera opción
TRABAJA SIN PRESUPUESTO
El trabajar sin presupuesto elimina la necesidad de controlar los gastos, no tenemos que preocuparnos por el estado financiero de la empresa; y por lo tanto no hay necesidad de llevar las cuentas al día.
Cuando trabajamos sin presupuesto sólo nos damos cuenta de las pérdidas de la empresa al final del mes...o del año. Es un medio excelente para que haya fuga de efectivo, robos y pérdidas. Es una forma de perder el control de nuestras cuentas por cobrar y el manejo del “cash-flow”.
El uso de presupuesto en las empresas permite mantener un seguimiento constante de la “salud” financiera de la compañía. Nos permite reaccionar rápidamente a factores internos y externos para hacer los ajustes necesarios para seguir desarrollando la empresa.
Segunda opción
CENTRALIZA LAS DECISIONES
Al centralizar las decisiones tienes “el control” de la empresa. Vas a saber todo lo que pasa (hasta los detalles sin importancia) y los empleados van a depender de ti para poder trabajar. Es una dinámica interesante donde TODO se detiene a la espera de las decisiones del gerente o del dueño.
Cuando centralizas las decisiones se pierde agilidad y efectividad en la empresa. Los empleados pueden reducir el ritmo de su trabajo, pues están “a la espera” de las decisiones para actuar. Los procesos se hacen altamente burocráticos y lo que puede hacerse en 2 horas, ahora dura 2 días.
Tercera opción
QUE CADA CUAL HAGA LO QUE CREA
Sin asignar responsabilidades es más fácil crear el caos. “Nada” se hace, pues “todos” entienden que “alguien” (que no soy yo) debe hacerlo.... Este cuadro operacional es muy común, sencillo y fácil de lograr puesto que, además, viene reforzado por el tema anterior de la centralización de decisiones.
El no tener las Descripciones de Puesto que definan claramente las responsabilidades de los empleados en su puesto favorece la duplicidad de funciones y evita la posibilidad de que se pueda medir el desempeño del empleado. Por otro lado, es la “excusa ideal” (a cualquier nivel y/o puesto) para justificar las deficiencias y pérdidas de la empresa al considerar (cada cual) que lo que no se hizo era responsabilidad “del otro”.
La asignación de responsabilidades permite desarrollar una cultura de autosuficiencia, favorece el apoderamiento (“enpowerment”) y desarrolla la eficiencia operacional.
Cuarta opción
TRABAJAR SIN MEDIR LOS RESULTADOS
Es más simple que cada empleado trabaje “a su ritmo”, y no al “ritmo de la empresa. No hay compromiso de ninguna de las partes. Cuando una empresa no tiene métricas (estándares de producción, cuotas de venta, índice de satisfacción al cliente, presupuesto asignado, etc.) establecidas no hay forma de tener un control sobre las operaciones, la administración o las finanzas del negocio.
Cuando establecemos métricas de control podemos tomar decisiones acertadas, corregir fallas, mejorar procesos... ser más competitivos!! Con las métricas adecuadas aseguramos la maximización de los beneficios (ingresos) del negocio. Logramos que la empresa sea productiva!
Quinta opción
APAGAR FUEGO
Trabajar el día a día, llegar a la empresa para “ver qué tenemos que resolver”, sin tener un Plan de Trabajo con metas establecidas nos ayuda a mantener la dinámica de desorganización y falta de enfoque en los resultados.
Trabajar sin un objetivo a corto y largo plazo, sin metas definidas, puede crear la sensación de que no avanzamos, que cada día estamos en lo mismo y que no obtenemos resultados.
Con un Plan Estratégico de Negocios podemos asegurar los objetivos departamentales y adecuar nuestras actividades diarias a una meta común. Cada área tendrá sus funciones definidas para que al final del camino lleguemos a un punto común.
La desorganización en las empresas es una mezcla de factores y circunstancias en las cantidades adecuadas. Usualmente somos nosotros los principales actores en la aportación o creación de estas circunstancias y factores, consciente o inconscientemente.
Lo importante en este análisis es que nos demos cuenta no solamente de cuáles factores podemos cambiar, pero también de cuáles queremos cambiar... El lograr que nuestra empresa sea exitosa y productiva depende exclusivamente de nosotros.
Tenemos todas las herramientas en nuestras manos, es sólo cuestión de decisión.
Trabaja con tu empresa, organízala y hazla un ejemplo para los demás. Los frutos son muchos, pues podrás “administrar” tu negocio versus “trabajar”en tu negocio; pero más importante aún es que vas a tener la oportunidad..... de crecer!!!
Éxitos!
Francisco Santana
(787) 645-5840
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